Du 18 au 19 février 2021 s’est tenu au Ministère de la Justice, un atelier de formation des archivistes sur la conduite d’un projet et l’élaboration des outils de gestion des archives. Des documentalistes y ont également pris part.
Cette toute 1ère session de formation s’est tenue dans les locaux de la Bibliothèque et a rassemblé tout le personnel du Service de la Documentation et des Archives ainsi que ceux en service à la Direction des Affaires Générales et à la Direction de l’Administration Pénitentiaire. Le Chef de la Cellule de Suivi, Sylvie Clairette MANKENTSOP WAMBA qui a présidé les assises a, d’entrée de jeu, rappelé la volonté du Ministre d’Etat, Ministre de la Justice, Garde des Sceaux, Laurent ESSO, d’améliorer la gestion des archives au Ministère de la Justice, et partant, de sauvegarder et d’enrichir la mémoire juridique de notre pays.
De la communication du facilitateur
A l’entame de son propos, le Professeur Narcisse EKONGOLO MAKAKE, Sous-Directeur de l’Accueil, du Courrier et de Liaison au Ministère des Sports et de l’Education Physique, par ailleurs enseignant-chercheur en Sciences de l’Information et de la Communication, option Archivistique et Records Management, a défini quelques termes opératoires du jargon archivistique. Il a par exemple a rappelé que les archives constituent un ensemble de documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans le cadre de leurs activités. L’archivage quant à lui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et à disposition l’ensemble des documents d’une institution. Il a enfin présenté les différents outils à la gestion des Archives ainsi que la méthodologie d’élaboration et la structuration de chacun de ces outils.
Le Professeur Narcisse EKONGOLO MAKAKE, a par ailleurs mis en exergue les éléments importants sinon essentiels d’un projet, éléments que sont le pilotage et les outils de planification que sont le diagramme de Gantt, les Tdr et le cahier de charges. Il a achevé sa présentation par les différents outils usités que sont la politique d’archivage, le manuel de procédures, le cadre de classement et le calendrier des délais de conservation, nécessaires pour la gestion des Archives ainsi que la méthodologie d’élaboration et la structuration de chacun de ces outils.
Des suggestions et recommandations
Au terme de cet atelier de formation, quelques suggestions ont été formulées dont les plus importantes relatives à la protection et à la santé du personnel en charge de la documentation et des archives et la mise à disposition d’un local uniquement dédié. De même, les recommandations ont été énoncées, dont la plus importante est l’élaboration des outils de gestion des archives. La clôture de la session de formation le vendredi 19 février 2021, a été l’occasion pour le Chef de la Cellule de Suivi, Sylvie Clairette MANKENTSOP WAMBA, au nom de Madame le Secrétaire Général, d’exprimer sa gratitude au facilitateur pour sa disponibilité et la richesse de la formation dispensée. Elle a salué l’intérêt démontré par les participants à travers les échanges fructueux et intenses, et les a encouragés à capitaliser les enseignements reçus pour le rayonnement du Ministère de la Justice où l’importance des archives qui constituent un outil de bonne gestion, de bonne gouvernance, de mémoire et de culture, n’est plus à démontrer. En effet, les Archives permettent en outre de vérifier des faits uniques, de les analyser et de les comparer pour assurer une gestion efficace de toute organisation. Ils permettent le transfert d’expertise administrative d’un responsable à un autre dans les administrations knowledge management- en assurant aux nouveaux venus une connaissance des actions, des motivations et des résultats atteints par ses prédécesseurs.
A plus long terme et à moindre coûts, les Archives sont un accès à des informations authentiques, des preuves des activités de l’organisation ou de l’administration, des preuves des décisions prises, des droits et devoirs des intervenants à tous les niveaux, d’où l’intérêt de l’efficacité dont il faut faire preuve dans leur traitement. Il est clair en définitive, que l’archivage des documents au Ministère de la Justice va favoriser la pérennisation de son patrimoine documentaire qui constitue sa mémoire juridique et judiciaire, ainsi que faciliter son exploitation dans la conduite de ses activités courantes.
C’est pourquoi un accès facile et rapide à ces documents et dossiers va permettre de les traiter de façon optimale. Cet atelier a permis de renforcer cette conviction.
